1　高校檔案管理存在的問(wèn)題

1.1　思想觀(guān)念落后。高校檔案信息管理是對現代高校信息資源的有效管理和合理分配,因此,高校檔案工作的方式和內容應不斷的創(chuàng )新,不斷發(fā)展。但在現實(shí)工作中,很多領(lǐng)導對高校檔案信息的管理工作不太重視,還沒(méi)有清醒了認識到檔案信息管理在高校管理中的重要作用和地位。海鷗一些管理人員思想觀(guān)念落后,不具備創(chuàng )新意識;還有一些人始終固守傳統落后的觀(guān)念,不敢進(jìn)行創(chuàng )新實(shí)踐。從總體上看,現代管理人員對檔案信息管理缺乏深刻的認識,認為檔案工作是一項附帶工作,忽視了它的重要性,因而在行動(dòng)上表現出安于現狀的工作態(tài)度。

1.2　管理手段有待改善。大多數學(xué)校由于建設資金不足,檔案管理工作的信息化建設工作一直沒(méi)有實(shí)質(zhì)的進(jìn)展,所以,我國目前對檔案管理實(shí)施手工操作的現象還比較多,信息化的建設缺陷,導致相關(guān)的信息化設備也十分有限,最后還是制約了信息化的發(fā)展。一些高校雖然已經(jīng)開(kāi)始利用計算機對檔案進(jìn)行管理,但基本還是屬于人工管理,現代化的設備只是虛有其表。同時(shí),一些高校利用現代技術(shù)建立了一些高校數據庫,但都各自為政。有的高校和有關(guān)軟件公司雖已開(kāi)發(fā)出了若干檔案管理的計算機軟件,但開(kāi)發(fā)檔案管理軟件的人員有些是專(zhuān)門(mén)從事計算機工作的,對相關(guān)的檔案管理工作并不熟悉,開(kāi)發(fā)出來(lái)的軟件檔案管理涵蓋面不全;一些從事檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)人員,開(kāi)發(fā)的軟件操作復雜,程序混亂,沒(méi)有實(shí)現統一簡(jiǎn)單的操作目的。

1.3　檔案工作隊伍人員的素質(zhì)亟待提高。當前,很多高校其實(shí)已經(jīng)具備了建設檔案信息化管理的條件,但專(zhuān)業(yè)人員的缺乏,讓高校檔案管理建設舉步維艱,缺乏一支素質(zhì)優(yōu)良、結構合理、科學(xué)高效的檔案管理隊伍,這些問(wèn)題都是現代工作中應引起高度重視的。對檔案管理人員而言,他們不僅要掌握現代先進(jìn)的操作技術(shù),還需要對檔案管理有專(zhuān)業(yè)的認識。

2　開(kāi)展高校檔案管理信息化的建設的必要性

2.1　檔案信息的需求與供給之間的矛盾進(jìn)一步激化。信息社會(huì )的關(guān)鍵特征就是信息的不斷開(kāi)發(fā),現代信息不斷充實(shí),但不平衡的現象也存在,有的信心十分缺乏,而有的信息卻多到爆炸,供求矛盾突出。由于歷史和現實(shí)的原因,人們對檔案管理一直都缺乏真實(shí)深刻的認識,而現代人對信息的需求處在壓抑狀態(tài),信息量無(wú)法滿(mǎn)足他們的需求;其次,檔案部門(mén)無(wú)法提供高質(zhì)量、高數量的信息,因此,高校信息的供求矛盾不斷明顯,這對在高校資源其實(shí)也是一種浪費。

2.2　信息時(shí)代結檔案人員的素質(zhì)提出了更高的要求?，F代社會(huì )的新技術(shù)不斷更新,檔案管理人員的傳統意識和技能已經(jīng)不能在適應現代社會(huì )的發(fā)展。信息社會(huì )需要的是高技術(shù)的管理人員,以及知識淵博的管理專(zhuān)業(yè)人員。比如:對各種文字的、聲音的、圖像的或數碼的檔案信息的收集、加工、存儲、轉換、傳播等,都能通過(guò)現代技術(shù)來(lái)操作完成,這就是專(zhuān)業(yè)的檔案管理專(zhuān)家,面對信息化的不斷沖擊,高校檔案管理需要有新的模式。21世紀以集成為核心的集成管理與服務(wù)理論在信息管理領(lǐng)域已得到廣泛應用,高校檔案管理也要利用這一理論開(kāi)展新的管理工作,從而使高校檔案信息資源能在現代社會(huì )發(fā)揮積極的作用。

3　對目前高校檔案信息化建設的建議

3.1　要增強高校檔案信息化建設的緊迫感和責任感?，F代高校各項事業(yè)在不斷的發(fā)展,同時(shí)高校辦公室的自動(dòng)化也實(shí)現了,檔案的門(mén)類(lèi)和數量呈幾何級增長(cháng),增長(cháng)的速度超出了人們的想象,這對檔案的分類(lèi)、排列、編目、檢索等提出了新的要求。如果在管理中還使用過(guò)去的手工勞動(dòng)的方式來(lái)實(shí)施管理,其工作效率會(huì )首要嚴重影響,貽誤許多時(shí)機。同時(shí),internet技術(shù)在現代生中被普遍應用,學(xué)校的對外交流越來(lái)越活躍,而那些傳統的檔案管理方法還存在速度跟不上,準確性較差的問(wèn)題。因此,高校檔案的信息化管理建設顯得更加迫切,各級管理人員應充分重視建設工作。檔案人員要加強宣傳,使領(lǐng)導們充分認識到高校檔案信息化對高校信息發(fā)展和教育事業(yè)進(jìn)步的重要意義,制定相關(guān)的建設計劃,推動(dòng)高校檔案管理的進(jìn)步。

3.2　要加大對高校檔案工作信息化的投入。投資是高校檔信息化管理建設的關(guān)鍵,資金可以幫助高校添設新型的機械設備,建立和完善檔案信息管理系統,加快實(shí)現高校信息化建設。逐步完善檔案信息安全管理體制,這也是完成檔案信息化建設的保證。

3.3　保證檔案信息的安全。如今,高校信息網(wǎng)絡(luò )化不斷深入發(fā)展,檔案信息得到了普遍應用,而安全性問(wèn)題成為管理工作的重中之重。由于檔案具有一定的保密性,存在使用權限的問(wèn)題,但網(wǎng)絡(luò )容易受到黑客、病毒以及程序缺陷、技術(shù)淘汰等多種因素的影響,因此,現代檔案信息的安全問(wèn)題是值得我們注意的。許多檔案管理人員已經(jīng)認識到檔案信息化帶來(lái)的一些列安全問(wèn)題,但在分析問(wèn)題時(shí)還不夠身體,而操作手段也比較落后,導致防范不足,沒(méi)有真正實(shí)現防范。因此,為了保證信息安全,必須建立完善的信息系統,設計防御軟件,首先,嚴格執行國家及高校頒布的有關(guān)信息安全的法律、法規和標準、規章。在每次注開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò )系統建設的過(guò)程中,要發(fā)揮積極的監督作用,增強安全意識,防止失密、泄密事件發(fā)生;其次,對已經(jīng)有了的防范措施,如防火墻技術(shù)、殺毒軟件系統、網(wǎng)絡(luò )安全檢測、電子身份認證系統、數據加密技術(shù)等,要開(kāi)展綜合利用;最后,要不斷研究和探索新的安全防護技術(shù),有效應用身份認證、識別、數據加密、安全審計、病毒防護、權限控制、安全備份等安全技術(shù)檢驗過(guò)濾過(guò)往信息。

4　總　結

總之,在科技技術(shù)不斷進(jìn)步的今天,信息化建設是現代社會(huì )檔案管理發(fā)展的主題,而檔案作為重要的信息資料,其信息化的建設也成當今社會(huì )發(fā)展的必然趨勢。因此,我們既要認識到高校檔案信息數字化、網(wǎng)絡(luò )化的緊迫性,還要認真面對她的復雜性、系統性。高校應積極創(chuàng )造條件,采取有力措施適時(shí)逐步推進(jìn)檔案信息化管理,適應時(shí)代前進(jìn)的步伐。