高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法

中華人民共和國國家檔案局1995-06-12批準 1995-10-01實(shí)施                                                                                      

第一章編制說(shuō)明

一、編制目的
    為了適應高等學(xué)校檔案工作日益發(fā)展的需要，統一全國高等學(xué)校的檔案實(shí)體分類(lèi)，實(shí)現高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)、編號、排架、檢索的標準化和規范化，達到加強高等學(xué)校檔案和檔案工作的科學(xué)管理，促進(jìn)整體業(yè)務(wù)建設的深化，充分發(fā)揮高校檔案的作用，更好地為學(xué)校工作和社會(huì )主義建設服務(wù)，特編制本法。
    二、編制原則
    本法的編制，以辯證唯物主義為指導，引入系統論的觀(guān)點(diǎn)和現代化管理的方法，源于實(shí)踐，高于實(shí)踐，把高等學(xué)校檔案工作的歷史、現狀和發(fā)展前景結合起來(lái)，具有較強的思想性，科學(xué)性和適用性。
    （一）體現思想性
    檔案工作是黨性、政治性很強的工作。高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)的體系結構、類(lèi)目設置、序列編排，都必須以辯證唯物主義為指導，以國家的有關(guān)檔案工作的法規標準為依據。要堅持黨的“一個(gè)中心，兩個(gè)基本點(diǎn)”的基本路線(xiàn)的原則精神，從實(shí)際出發(fā)，突出教學(xué)、科研檔案在高等學(xué)校檔案中的中心地位，黨政管理檔案統率全局的作用，力求反映新時(shí)期高等學(xué)校職能活動(dòng)的新情況、新特點(diǎn)。
    （二）符合科學(xué)性
    本法規定的各項內容，既要實(shí)事求是，符合高等學(xué)校檔案工作的實(shí)際，又要遵循檔案學(xué)基礎理論和形式邏輯原則，在理論與實(shí)踐的結合方面，有較強的科學(xué)性，力求有所發(fā)展，有所創(chuàng )新。
    1.采用“高等學(xué)校檔案”這一綜合概念，以高等學(xué)校全部檔案為對象，按照高校檔案形成的領(lǐng)域范疇將形成于同一活動(dòng)領(lǐng)域的檔案作為一個(gè)整體歸人相同的類(lèi)別。
    2.在充分反映高等學(xué)校檔案的形成規律和內容、特點(diǎn)的前提下，確定統一的實(shí)體分類(lèi)體系，把同一門(mén)類(lèi)檔案的管理性和業(yè)務(wù)性材料集中在一起，適度注意與《中國檔案分類(lèi)法教育檔案分類(lèi)表（即信息分類(lèi)）》體系的協(xié)調。
    3.類(lèi)目設置必須有相對穩定性。不受偶然因素、短期行為的影響，在較長(cháng)時(shí)期內不隨意改變。
    4．類(lèi)目排列，檔號結構的確定須符合邏輯原則。要充分考慮到高等學(xué)校檔案記述和反映事物的本質(zhì)屬性和非本質(zhì)屬性的不同，嚴格按從總到分，從一般到具體原則劃分，做到各類(lèi)之間，各類(lèi)相同級位之間的劃分標準一致。下位類(lèi)目的外延之和，等于上位類(lèi)目的外延，同位類(lèi)目之間界限清楚，不互相交叉和包容。
    （三）重視適用性
    本法采用多元，靈活的處理方法，在強調大的原則統一的同時(shí)，照顧不同類(lèi)型、規模、層次院校的特點(diǎn)，根據各校檔案實(shí)際情況和發(fā)展水平，給各校在類(lèi)目設置、序列編排、上架檢索等方面以較多的自由度，留有較大的余地。
為了方便掌握使用，本法在類(lèi)目名稱(chēng)、檔號模式、標識符號等方面，力求做到準確、簡(jiǎn)明、易懂、好記。
    三、體系結構
    本法由編制說(shuō)明和主表兩部分組成。
    編制說(shuō)明是本法的編制目的、編制原則、體系結構、類(lèi)目設置、檔號模式、標識符號以及若干重要問(wèn)題的說(shuō)明，是使用本表的指南。
    主表由類(lèi)目、標識符號、注釋等組成。
    （一）一級類(lèi)目的劃分與標識
    一級類(lèi)目是高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)的最高層位。根據高等學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結合檔案記述的內容性質(zhì)，確定為十個(gè)一級類(lèi)目，其名稱(chēng)、標識符號和主要內容如下：

DQ黨群

主要包括學(xué)校黨群部門(mén)在工作中形成的文件材料。

XZ行政

主要包括行政職能部門(mén)（教務(wù)、科研、開(kāi)發(fā)、基建、設備、外事、財務(wù)等部門(mén)除外）工作中形成的文件材料。

JX教學(xué)

主要包括教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的文件材料。

KY科學(xué)研究

主要包括科學(xué)研究管理和科研實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。

CP產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)

主要包括產(chǎn)品生產(chǎn)、、科技開(kāi)發(fā)管理及活動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。

JJ基本建設

主要包括基本建設管理和項目建設中形成的文件材料。

SB儀器設備

主要包括儀器設備工作管理和儀器設備申請購置、開(kāi)箱驗收、安裝調試、管理使用、維 修改造、申請報廢等各個(gè)環(huán)節中形成的文件材料

CB出版

主要包括出版工作管理和出版活動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。

WS外事

主要包括外事工作管理和外事活動(dòng)中形成的各種文件材料。

CK財會(huì )

主要包括財務(wù)工作管理和會(huì )計核算活動(dòng)中形成的文件材料。

一級類(lèi)目的標識，采用類(lèi)目名稱(chēng)主詞的漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母，如：“XZ”即“xing zheng”（行政）的簡(jiǎn)稱(chēng)。

（二）二級類(lèi)目的設置和標識

二級類(lèi)目是對上級類(lèi)目的細分。細分的標準是根據該類(lèi)檔案的形成規律和特點(diǎn)，結合檔案記述和反映的內容性質(zhì)，進(jìn)行設置。設置的標準，在大原則統一的情況下，各?？梢暰唧w情況對隨機類(lèi)目進(jìn)行選擇。例如：科學(xué)研究的二級類(lèi)目，本法只規定按學(xué)科或專(zhuān)業(yè)或項目設置，具體到一個(gè)檔案館（室）如何選擇，由各校自定。產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)、基本建設、儀器設備的二級類(lèi)目設置，亦依此辦法處理，一經(jīng)確定，不得隨意變動(dòng)。

二級類(lèi)目的標識，采用“雙位制”。如：“綜合”為“11”，其余二級類(lèi)目依次層累為12、13……99，但10、20……等帶“0”的數字不用。

（三）三級類(lèi)目的擴展和標識

在二級類(lèi)目確定的設置原則、范圍、方法的基礎上，由各校根據需要和可能，自行決定是否擴展三級類(lèi)目，其標識方法與符號和二級類(lèi)目相同。

四、檔號的編制

（一）檔號：是存取檔案的代號，排架的依據，必須反映高等學(xué)校檔案的分類(lèi)體系和物理位置。

（二）檔號編制的原則：必須符合唯一性、合理性、穩定性的要求，即同一檔案部門(mén)內的檔案不得重號；方便插卷，使其有充分擴展的余地；不能隨意變動(dòng)；能適應計算機管理的需要，發(fā)揮排架、檢索的雙向功能。
  （三）檔號結構、模式和標識：
    1．檔號包括年度號、分類(lèi)號、案卷號三個(gè)部分。
    年度號由四位阿拉伯數字組成。
    分類(lèi)號是檔號的主體，一般由一、二級類(lèi)目代號組成，也可僅由一級類(lèi)目組成。少數擴展到三級類(lèi)目者，還應把三級類(lèi)目代號包括進(jìn)去。分類(lèi)號究竟包含幾級類(lèi)目，由各校自行掌握。比如：“黨委會(huì )議記錄”的分類(lèi)號，由一級類(lèi)目組成者力“DQ”；由二級類(lèi)目組成者為“DQ11”；由三級類(lèi)目組成者為“DQ11ⅹⅹ”
    案卷號同樣有特定的含義。它是按所選擇的分類(lèi)號中最下位類(lèi)順序編碼。由于案卷數量不同，案卷號可不限級數。
    2．檔號的模式。
    本法規定為： 年度號十分類(lèi)號十案卷號
    對于庫藏有多個(gè)全宗的院校，原則上應在年度號前加全宗號。標識到文件級的，還應在案卷號后面加件號。
    3．檔號的標識。
    采用漢語(yǔ)拼音和阿拉伯數字相結合的混合號碼制。全宗號、年度號、分類(lèi)號、案卷號、件號之間，用連接符號“一”連結。例如：1990年內容是學(xué)籍管理的第23號卷的檔案，可標為：1990一JXl4一23。
    （四）檔案的實(shí)體排架問(wèn)題：
    從維護檔案的整體性和方便查找考慮，可不考慮保管期限。但編定檔號前，在不影響案卷之間有機聯(lián)系的前提下，可將永久、長(cháng)期排在前面。
本法規定的檔號模式屬分段開(kāi)放型編號方法，各校在按檔號排架時(shí)，可根據案卷數量、自身條件，既可按一級類(lèi)目年代縱向排列，也可按年度一一類(lèi)目橫向排列。
    五、關(guān)于實(shí)體分類(lèi)中幾個(gè)問(wèn)題處理。
    （一）關(guān)于聲像載體檔案
    聲像載體檔案主要包括照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤(pán)、影視膠片、縮微膠片、光盤(pán)等不同載體的文件材料。它與紙質(zhì)載體的文件材料同為高等學(xué)校檔案的重要組成部分。隨著(zhù)現代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電化教學(xué)的普及，管理自動(dòng)化程度的提高，其數量越來(lái)越多，重要性越來(lái)越明顯。從當前高校聲像載體檔案歸檔的內容看，基本不超出十個(gè)一級類(lèi)目的范圍，故暫不將它與十個(gè)一級類(lèi)目井列，但由于載體和幅面尺寸（類(lèi)型）不同，保管要求不同，擬作特殊處理：按載體類(lèi)型分別單獨編號排架，同時(shí)注明與相應載體檔案的參照號。其編號模式為：年度號十聲像檔案代號（SX）＋載體代號（代碼）＋保管單位號.保管單位是聲像檔案最低限度的數量詞，可以是卷、冊、盒，也可以是張、件。例如：某中央領(lǐng)導同志1990年來(lái)校視察，照片冊序號是23，錄像帶序號是102，則可分別標引為：1990一SX12一23 ;1990一SX13一102 ;CB15音像出版類(lèi)檔案中的聲像載體材料，亦依此辦法處理。
    （二）關(guān)于教學(xué)類(lèi)檔案類(lèi)目的劃分
    教學(xué)類(lèi)檔案是高校檔案中數量最多的一部分?？紤]到不同規模、類(lèi)型學(xué)校的差異性，為保持其有機聯(lián)系和便于管理、利用，在二級類(lèi)目的設置上采用了二種分類(lèi)方案，供各校根據實(shí)際情況選擇。但一個(gè)學(xué)校只能選一種，并保持穩定。
    （三）關(guān)于外事檔案問(wèn)題
    外事檔案有其特殊形成規律，而且內容涉及學(xué)校工作的各個(gè)方面，其他九個(gè)一級類(lèi)目都包含有涉外內容，從維護檔案的有機聯(lián)系和查找利用方便考慮，將各種涉外文件材料集中起來(lái)，單獨設立了“外事”一級類(lèi)目。其中考慮到國際合作與會(huì )議、外國留學(xué)生工作的檔案數量較多，價(jià)值和重要程度較高，有其特殊性，在二級類(lèi)目中增設了“國際合作與會(huì )議”、“外國留學(xué)生工作”。
    （四）關(guān)于納入管理的人事檔案的分類(lèi)編號
    按1991年4月2日中央組織部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的組通字［1991］第13號文件，即《關(guān)于印發(fā)〈干部檔案管理工作條例〉的通知》辦理，本法不另作規定。
    （五）關(guān)于人物檔案、教師業(yè)務(wù)檔案和其他特殊類(lèi)型的檔案的列類(lèi)問(wèn)題：由各校根據本法的上述原則、內容、方法自行決定。
                          第二章   主 表
DQ黨群 
11黨務(wù)綜合 (分黨委、總支、直屬支部綜合材料人此)
12紀檢
13組織
14宣傳教育
15統戰 (民主黨派材料入此)
16工會(huì ) (婦女工作材料入此)。
17團委 (學(xué)生社團材料人此).
XZ行政
11綜合 (教職工代表大會(huì )和院、系、所等單位綜合材料人此)。
12人事 (師資培養材料人此)。
13監察審計
14武裝保衛
15總務(wù)
16檔案、圖書(shū)、文博
JX教學(xué)工作 
11綜合 (學(xué)生運動(dòng)會(huì )、教學(xué)評估、優(yōu)秀教學(xué)評獎材料入此)。
12學(xué)科與實(shí)驗室建設 (專(zhuān)業(yè)設置入此)。
13招生
14學(xué)籍管理 (學(xué)生獎懲材料入此)。
15課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐
16學(xué)位
17畢業(yè)生 (畢業(yè)生信息反饋工作入此)。
18教材
注：此類(lèi)二級類(lèi)目的劃分，也可以來(lái)用以下分類(lèi)方法： 
11綜合
12研究生教育
13全日制本、專(zhuān)科教育
14成人教育
KY科學(xué)研究
11綜合 (科研經(jīng)費管理、學(xué)術(shù)活動(dòng)材料入此)。
［12］按學(xué)科或專(zhuān)業(yè)或項目設置類(lèi)目
CP產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)
11綜合
［12］按產(chǎn)品種類(lèi)或項目設置類(lèi)目
JJ基本建設
11綜合
［12］按單項工程設置類(lèi)目
SB儀器設備
11綜合
[12]按儀器設備種類(lèi)或型號設置類(lèi)目
CB出版 
11綜合
12報紙
13刊物
14書(shū)稿
15音像
WS外事 
11綜合
12出國（境） 國際合作與會(huì )議材料入
13來(lái)校 外國留學(xué)生工作材料
14國際合作與會(huì )議
15外國留學(xué)生工作
CK財會(huì ) 
11綜合
12會(huì )計報表
13會(huì )計帳簿
14會(huì )計憑證
15工資清冊 獎金，助學(xué)全人此。
注：“[]”代表隨機符號