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概述 | Overview
檔案數字化,就是利用計算機掃描技術(shù)將紙質(zhì)、照片、底片等載體上的檔案信息作數字化處理,生成數字影像文件進(jìn)行存儲,并將檔案檢索信息輸入計算機,采用計算機檔案管理系統進(jìn)行管理和開(kāi)發(fā)利用。
工作流程 | Work Process
檔案分類(lèi)整理:按照檔案情況,年度、類(lèi)別、長(cháng)短期等進(jìn)行分類(lèi)整理,將部門(mén)編制不統一的進(jìn)行統一分類(lèi),以便數字化后方便查找與管理
檔案交接:分類(lèi)整理后的檔案按年度、類(lèi)別提出,提卷時(shí)數字化加工方的提卷人員按照要求,編寫(xiě)檔案的頁(yè)號和需要掃描錄入的文件頁(yè)號后及抽取不需掃描的頁(yè)面,并按實(shí)際頁(yè)數填寫(xiě)詳細的檔案交接清單,并由雙方主管人員簽字。
標引著(zhù)錄:標引著(zhù)錄是為了方便查閱與管理,對文字錄入的準確性要求較高,實(shí)際項目中將會(huì )按照統一的標準制作相應的《文字錄入工作說(shuō)明書(shū)》,供錄入員和校對人員參考。
檔案拆分:檔案拆分前要對檔案進(jìn)行統一的編號,編制總頁(yè)號后,要從中選中需要掃描的頁(yè)面。再一次編制所需掃描的頁(yè)號,兩個(gè)頁(yè)號需要用鉛筆的顏色或位置區分,以確保檔案還原時(shí)能夠清楚區別和核實(shí)頁(yè)數,檔案拆分時(shí)要嚴格按照要求對不需掃描的頁(yè)面進(jìn)行標注。
檔案的掃描:原件的掃描與存儲格式完全按照國家檔案管理的統一標準要求掃描。掃描使用金檔科技自主研發(fā)的圖像掃描處理軟件,掃描人員可根據原稿質(zhì)量,對系統進(jìn)行定義,如自動(dòng)傾斜校正、自動(dòng)去污、自動(dòng)分文件等批處理功能。在由系統自動(dòng)處理功能的同時(shí),掃描人員根據原件的實(shí)際情況做相應的調整,如超大頁(yè)面的處理、紙張顏色深淺及薄厚的處理、掃描時(shí)可根據不同原件的情況,調整圖像的分辨率、閥值、明亮度以及掃描方式和掃描速度,確保在掃描圖像質(zhì)量清晰的情況下,使原件完好無(wú)損。
圖像處理:采用自動(dòng)化處理和人工處理相結合的方式,確保圖像質(zhì)量的完美。通過(guò)校對系統對圖像進(jìn)行校對,確保圖像順序正確、去斑點(diǎn)、污漬、黑邊、偏斜處理、校驗。在校對時(shí)發(fā)現不合格圖像及時(shí)返回前一工序進(jìn)行改正。
質(zhì)量檢驗:對掃描處理完成后的圖像頁(yè)面進(jìn)行檢驗,對檔案拆分、掃描、修正、去污、圖像的處理以及文本和圖像頁(yè)的匹配等質(zhì)量進(jìn)行全面檢驗。對文本域錄入與文本錄入域的標引、文件的頁(yè)號及頁(yè)數進(jìn)行對比,對掃描前的圖像頁(yè)的標引與掃描后的圖像頁(yè)的編號與頁(yè)數進(jìn)行對比,發(fā)現不合格的登記并退回上一流程重新處理。
圖像與索引掛接:文本域錄入和掃描處理檢驗后的圖像成品,按年度進(jìn)行文字圖像與系統的掛接,不需手工掛接即可實(shí)現文本與圖像頁(yè)與系統的掛接。掛接到檔案管理系統中后,進(jìn)行再次的成品驗收,對各種使用習慣逐頁(yè)進(jìn)行檢驗,驗收合格后移交驗收小組驗收。
案卷整理還原:檔案整理工作嚴格按照國家檔案局規定的相關(guān)標準進(jìn)行有序的整理,公司安排專(zhuān)人負責案卷整理與還原。
專(zhuān)業(yè)設備 | Equipment
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